PROYECTOS
WCEP
Una infraestructura digital que unifica las operaciones, la gestión de estudiantes y el marketing de WCEP en un único sistema
En 2023, PROJX Digital desarrolló para WCEP una infraestructura de software a medida e integrada que reduce la carga operativa, fortalece la comunicación con estudiantes y padres y reúne los procesos de marketing y gestión dentro de la misma estructura. El alcance del proyecto incluyó análisis SWOT, planificación de proyectos, diseño de arquitectura del proyecto, servicios de instalación y mantenimiento de servidores, sitio web corporativo, UI Design, CRM, Aplicación de Calendario Sync, gestión de estudiantes, contabilidad y gestión de procesos financieros, acuerdo de mantenimiento, el Software de Gestión Empresarial X8 Core, unificación del recorrido del cliente mediante la base de datos, gestión de operaciones, servicios de exámenes y formación en línea, email marketing y SEO, abordados de forma conjunta. El objetivo principal del proyecto era hacer que todos los procesos de la marca con sede en Canadá fueran gestionables bajo un único techo de software.
COLOR & TYPOGRAPHY
COLOR DESING
DIN CONDENSED
MARCA Y NECESIDAD
WCEP, que opera en el intercambio internacional de estudiantes y la educación, tenía un flujo de trabajo que no podía gestionarse de forma sostenible con herramientas estándar debido a su creciente estructura operativa. Cuando la gestión de estudiantes, la comunicación con los padres, la planificación del calendario, los procesos financieros, la coordinación operativa y las actividades de marketing avanzaban en sistemas separados, la carga de trabajo aumentaba y la calidad de los procesos disminuía.
La necesidad no era solo un nuevo sitio web corporativo o un CRM aislado. Al mismo tiempo, se requería una columna vertebral de software a medida que redujera la carga operativa de la institución, centralizara todos los procesos principales y permitiera que diferentes equipos trabajaran sobre la misma estructura de datos.
PROBLEMA PRINCIPAL
El asunto fundamental a resolver en el proyecto era digitalizar la carga operativa de la marca con sede en Canadá mediante software a medida. Los procesos de educación e intercambio estudiantil constaban de numerosas capas como solicitud, comunicación, planificación, finanzas, gestión documental, calendario, exámenes y coordinación de operaciones. Cuando estas capas avanzaban en herramientas distintas, la pérdida de tiempo, la débil comunicación y el desorden administrativo resultaban inevitables.
La solución que WCEP necesitaba era un sistema digital unificado que reuniera todos estos procesos en una sola plataforma, fortaleciera la coordinación entre equipos, mejorara la comunicación con estudiantes y padres y aportara datos más claros a quienes toman decisiones.
OBJETIVO DEL PROYECTO
El objetivo principal de este proyecto era lograr que todos los procesos de WCEP se gestionaran con un único software. Además, se buscaba reducir la carga operativa, mejorar el flujo de comunicación, hacer más visibles los procesos financieros y administrativos, centralizar la gestión de estudiantes y alinear las actividades de marketing con el sistema.
ENFOQUE PROJX
PROJX Digital no abordó este proyecto únicamente como una tarea técnica de desarrollo de software. El proceso se planificó con una metodología holística que evaluó conjuntamente las necesidades operativas, la experiencia de usuario, el flujo de datos, los procesos formativos, la estructura financiera y la gestión de la comunicación.
Comenzando con un análisis SWOT, se clarificaron los cuellos de botella actuales, las áreas de crecimiento y los puntos de ineficiencia del proceso. Luego, en los pasos de planificación de proyectos y diseño de la arquitectura del proyecto, se consideraron no solo las necesidades actuales de WCEP, sino también sus requisitos futuros de escalado. Así, se desarrolló no solo un sistema operativo, sino una plataforma estratégica que apoya la transformación operativa de la institución.
SERVICIOS PROPORCIONADOS Y ESTRUCTURAS IMPLANTADAS
En el proyecto WCEP, PROJX Digital puso en marcha conjuntamente los siguientes servicios y productos:
ANÁLISIS SWOT DEL PROYECTO
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
DISEÑO DE ARQUITECTURA DEL PROYECTO
SERVICIOS DE INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO DE SERVIDORES
SITIO WEB CORPORATIVO
UI DESING
CRM
APLICACIÓN DE CALENDARIO SYNC
GESTIÓN DE ESTUDIANTES
CONTABILIDAD Y GESTIÓN DE PROCESOS FINANCIEROS
ACUERDO DE MANTENIMIENTO
SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL X8 CORE
UNIFICACIÓN DEL RECORRIDO DEL CLIENTE CON BASE DE DATOS
GESTIÓN DE OPERACIONES
SERVICIOS DE EXÁMENES Y FORMACIÓN EN LÍNEA
EMAIL MARKETING
SEO
Gracias a esta estructura, los flujos de marketing, solicitudes, estudiantes, padres, operaciones y finanzas de WCEP se reunieron sobre una única columna vertebral digital.
PROCESO DE DISEÑO Y DESARROLLO
El proyecto desarrollado para WCEP se llevó a cabo con una metodología UX/UI multicapa y controlada.
En la fase de Discovery, mediante observation, interviewing, competitor analysis y prototyping, se analizaron la forma actual de trabajar de la institución, las expectativas de los usuarios y los cuellos de botella operativos.
En la fase de Define, mediante los trabajos de persona, user audience y customer journey map, se clarificaron las necesidades de los usuarios del lado de los estudiantes, padres, equipos y dirección.
En la fase de Developer, mediante los trabajos de brainstorming, information architecture y user flow, se conformaron la arquitectura de información y la columna vertebral operativa del software.
En la fase de Design se completaron los procesos de wireframes, system designs, UI Design, testing y presentation.
Gracias a esta metodología, la estructura resultante no fue solo un sistema centrado en el panel de gestión, sino una experiencia integral en la que distintos grupos de usuarios gestionan sus propios procesos de manera más rápida, cómoda y precisa.
INFRAESTRUCTURA DE OPERACIONES, GESTIÓN DE ESTUDIANTES Y PROCESOS FINANCIEROS
La mayor fortaleza del software a medida desarrollado para WCEP fue unir diferentes capas operativas en una sola plataforma. La gestión de estudiantes, los procesos operativos, los flujos financieros y las estructuras de comunicación pasaron a poder gestionarse desde un único centro. Gracias a la Aplicación de Calendario Sync, los procesos de planificación y organización por fechas avanzaron de manera más sincronizada.
Los módulos de contabilidad y gestión de procesos financieros redujeron la carga operativa de la institución, al tiempo que aumentaron el nivel de control. La incorporación de los servicios de exámenes y formación en línea al sistema hizo que no solo la gestión administrativa, sino también los procesos formativos, formaran parte natural de la plataforma.
ARQUITECTURA DE INTEGRACIÓN
En el proyecto se diseñó una arquitectura capaz de trabajar integrada con Google, Microsoft, herramientas de marketing digital, CRM, ERP, sistemas financieros, factura electrónica y estructuras similares a Logo. De este modo, los datos dejaron de ser información estática vista solo en pantallas individuales y se convirtieron en valor operativo que circula entre las distintas funciones de la institución.
Este enfoque permitió a WCEP no solo digitalizar sus procesos, sino también medirlos con mayor exactitud, gestionarlos más rápido y reportarlos con mayor solidez.
SEO, EMAIL MARKETING Y ALINEACIÓN DIGITAL
En el proyecto WCEP, la capa de marketing no se planificó por separado del sistema operativo, sino en sintonía con él.
El sitio web corporativo, el SEO y la infraestructura de email marketing se abordaron de forma conjunta, apoyando tanto la visibilidad como la
calidad de la comunicación.
en este marco:
PERCEPCIÓN DE MARCA
El sitio web corporativo se diseñó con enfoque en la visibilidad y las solicitudes
INFRAESTRUCTURA SEO
Con el trabajo de SEO se reforzaron el tráfico orgánico y la visibilidad digital
EMAIL MARKETING
Con email marketing, la comunicación con estudiantes y padres se hizo más sistemática
INFRAESTRUCTURA DIGITAL
Con las herramientas de marketing digital, el flujo de crecimiento pasó a funcionar de manera más alineada con los datos operativos
INTEGRIDAD DE LOS DATOS
Gracias a la unificación del recorrido del cliente mediante la base de datos, los canales de comunicación se alimentaron con mayor precisión
Esta estructura creó un modelo digital más integral en el que marketing y operaciones sirven al mismo objetivo.
RESULTADO
Al final del proyecto, la visibilidad digital, la eficiencia operativa y la calidad de la comunicación de WCEP se vieron notablemente fortalecidas. Reunir todos los procesos principales bajo un único techo de software aumentó la coordinación entre equipos y redujo de manera significativa la carga operativa.
En la parte medible, el proyecto generó un aumento del 1000% en las estadísticas de visitantes. Además, alimentar los canales de comunicación por las vías adecuadas permitió que la marca no solo ganara más visibilidad, sino que también generara un flujo de visitantes y relaciones más preciso.
Estos resultados muestran claramente que, con una arquitectura de proyecto adecuada, un sólido diseño operativo y una estructura digital integrada, puede generarse un impacto muy alto en las instituciones educativas tanto en términos de visibilidad como de gestión de procesos.
POR QUÉ ES IMPORTANTE ESTE PROYECTO
El proyecto WCEP es uno de los ejemplos más sólidos de cómo PROJX Digital no solo produce un sitio web o un panel de gestión aislado, sino que, cuando es necesario, puede unir en el mismo sistema la gestión de estudiantes, la gestión de operaciones, los procesos financieros, la formación en línea, la sincronización de calendario, CRM, SEO y los flujos de marketing digital.
Este proyecto también pone de manifiesto que, para las instituciones que operan en la educación internacional y el intercambio estudiantil, la infraestructura digital aporta valor estratégico no solo en visibilidad, sino también en velocidad operativa, facilidad de control, calidad de la comunicación y crecimiento sostenible.
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